内部控制
内部环境审计实务(中)
添加日期:2014年04月02日
(五)组织文化的内容及组织成员对此的理解和认同
在现代组织中,组织文化影响着管理者及所有员工的思想。如果组织建立积极、健康、有良好道德价值观的文化,并且被所有成员所理解和认同,那么组织内部控制的执行就有了良好的环境。
(六)法人治理结构的健全性和有效性
有效的管理需要权力的多方制衡,治理结构就是实现权力制衡的手段。在股份公司中,法人治理结构包括股东大会、董事会、监事会及高级管理层。各个层次之间需要相互制约,没有约束的权力是危险的,容易突破既定的控制程序而使内部控制整体失效。
(七)组织各阶层人员的知识和技能
制定出良好的内部控制只是第一步,其最终效果还取决于控制的执行,而执行效果则取决于组织各阶层人员的知识和技能。人员的知识和技能越高,对控制的理解就越深入,执行控制的效果越好。
(八)组织结构和职责划分的合理性
合理的组织结构和职责划分有助于达到内部控制目标。在组织结构设置中,应考虑管理层次和管理幅度的有机结合。管理层次是从组织最高管理机构到各项具体职能执行岗位的层次,管理幅度是每个上层管理者需要负责的下属职能或部门的数量。这两方面的关系一般是此消彼长的,要根据组织特点合理设置,从而使每个岗位能够承担合适的职责 和权限。
(九)重要岗位人员的权责相称程度及其胜任能力
对重要岗位职责进行设定时,需考虑该岗位的责任和权力是否相当,二者不相匹配会影响控制效果。而重要岗位人员的胜任能力决定了权责的应用情况,胜任能力的缺乏会削弱该岗位的作用,甚至可能使控制成为空谈。
(十)员工聘用程序及培训制度
为了帮助员工达到应具有的知识和技能,聘用和培训是不可或缺的。在聘用环节需根据各级人员的品德、业务技能委派工作。制度化的培训,尤其是对关键管理岗位人员的培训能提高人员的胜任能力,并长期地影响着内部控制的效果。
(十一)员工业绩考核与激励机制
考核和激励机制是组织管理的重心之一,需要建立相应的机制促使其努力达到组织的目标。但是,过于刺激的奖惩制度,往往不利于企业长远的发展,容易造成急功近利,诱发舞弊发生。
基于中国企业实践的内部环境审计内容要点及方法
(一)治理结构
1.治理方针
(1)审计要点:
组织是否制定了一套单独的治理指导方针,并符合有关公司治理准则的要求;组织内部的文件是否有治理指导方针的内容;组织的股东是否可根据需要便利地打印治理指导方针的内容。
(2)审计方法:
了解是否制定了独立的治理方针,编制公司治理方针调查问卷工作底稿;调阅对公司治理方针进行规定的文件,并对照有关公司治理准则等规范,审查是否符合要求;与公司内部法律部门及外部法律顾问座谈探讨公司治理方针对相关法规的遵循性。
2.董事会
(1)审计要点:
董事会的组成和选聘过程是否符合相关法规规定;董事会成员兼职情况是否符合相关法规规定;董事成员是否拥有的必要技能和经验;是否制定符合法律法规要求的董事会章程及下设的委员会章程;董事会是否有明确的董事职责和义务,并符合有关法律法规的要求;董事会的薪酬委员会是否批准所有管理层关于业绩的激励计划;有关独立董事的独立性、权力、职责等的规定是否符合相关法规的规定;董事会是否根据有关规定履行职责。
(2)审计方法:
了解关于董事会的相关情况及规定,编制董事会相关情况调查问卷;调阅对董事会进行规定的文件,并对照有关公司治理准则等有关规定,审查是否符合要求;与公司内部法律部门及外部法律顾问座谈探讨董事会对相关法规的遵循性;调阅董事会会议记录,判断董事会是否有效地履行了相应职责。
3.监事会
(1)审计要点:
是否有明确的制度阐述监事会的职责权限、具体工作规则和议事程序以及人员任职条件等事项,且符合法律法规的要求;监事会中外部监事和独立监事的数量是否符合法律法规的要求;外部监事是否向股东大会独立报告公司高级管理人员的诚信及勤勉尽责表现;监事会与审计委员会相互重合的职能是否得到协调,以避免资源浪费或监管真空。
(2)审计方法:
了解关于监事会的情况及规定,编制监事会情况调查问卷;调阅对监事会进行规定的文件,并对照《关于进一步促进境外上市公司规范运作和深化改革的意见》,查看是否符合监管要求;与公司内部法律部门及外部法律顾问座谈探讨监事会对相关法规的遵循性;调阅监事会工作记录,判断监事会是否有效地履行了相应职责。
4.审计委员会
(1)审计要点:
审计委员会是否有明确的书面章程,并符合有关法律法规的要求;审计委员会是否明确其宗旨;审计委员会的职责是否全面明确;审计委员会的组成、独立性和胜任能力是否符合国家有关法律的规定;对审计委员会成员兼职的规定和披露是否符合有关法规的规定。
(2)审计方法:
了解关于审计委员会的情况及规定;调阅对审计委员会进行规定的文件,查看是否符合监管要求;与公司内部法律部门及外部法律顾问座谈探讨审计委员会对相关法规的遵循性;调阅审计委员会工作记录,判断审计委员会是否有效地履行了相应职责。
5.内部审计独立性
(1)审计要点:
内部审计是否保持相对独立性和权威性;内部审计部门进行审计项目时,是否在取得材料范围和获取途径方面受到限制。
(2)审计方法:
了解关于内部审计方面的情况及规定;询问内部审计人员在进行内部审计的过程中遇到的困难;与公司管理层座谈,了解其对内部审计作用及职能的了解;调阅内审办公室的审计档案,检查项目计划是否经过总公司审计部的批准、报告是否上报;向总公司审计部询问是否存在分公司重要信息未及时上报的情况。
(二)组织机构设置
1.职责认知
(1)审计要点:
高级管理人员是否对其职责有明确的认识,并就其对该职责的理解认识进行沟通交流;负责公司经营管理具体工作的员工是否清楚了解该项工作的职责、目标及应该遵循的规章制度。
(2)审计方法:
了解公司关于加强职责认知方面的工作;询问公司管理层及员工对其工作职责、目标及遵循的规章制度的理解,并做好记录;查看岗位说明书是否明确了相关岗位的工作职责、目标及遵循的规章制度;查看人力资源部的培训记录,确定是否将有关员工岗位职责及控制责任传达到相关岗位。
2.胜任能力
(1)审计要点:
公司是否根据高级管理人员和其他的主要管理人员任职要求,对其进行充分的培训,以使其顺利地履行职责。
(2)审计方法:
了解公司关于加强胜任能力方面的工作;询问公司高级管理人员和其他的主要管理人员对其应具备的知识、经验的理解,及所需的培训,并做好记录;询问公司员工关于高级管理人员和其他的主要管理人员应具备的知识、经验的理解。
3.组织机构的调整
(1)审计要点:
管理层是否在经营状况、自身发展和市场环境发生重大变化的情况下,对企业的组织架构的运行状况进行效率评价,必要时进行调整;公司是否建立一套完整的组织机构调整政策或程序,设立相应的审批权限,以保证组织机构调整的合规性和有效性。
(2)审计方法:
了解公司关于组织机构调整方面的工作;调阅公司对组织架构的评估的文档,评价有效性;询问公司近期是否开展了组织机构调整方面的工作,并对上述工作进行审阅。
(三)人力资源政策
1.聘用
(1)审计要点:
企业是否根据发展战略和管理要求,制定长期和短期人力资源需求计划;招聘的准备工作是否充分,招聘岗位、要求、信息发布等流程是否符合规定;是否明确应聘人员的测试程序、标准;是否建立适当的批准录用权限,并对录取程序进行规定;对应聘人员的资料是否制定相应处理、保存、利用程序;新员工试用期内是否得到良好的督导。
(2)审计方法:
了解关于人员聘用方面的规定和情况;查看公司最近一期的短期和长期人力资源需求计划,与实际执行情况进行比较,进行差异分析,判断计划的可操作性;抽取最新入司的员工,询问试用期是否得到适当的指导与培训。
2.培训
(1)审计要点:
公司是否根据岗位实际需要和员工的业务素质情况,制定培训计划;是否对培训费用进行有效控制;是否对培训资料进行归档保存,建立培训资料库以方便未来的培训工作;是否针对不同培训,制定/执行相应的培训实施方案,明确培训内容、参加人员、地点、预算等内容;是否对培训效果进行评估。
(2)审计方法:
了解关于人员培训方面的规定和情况;抽选部分最近一次参加培训的员工和管理人员,询问其对培训的满意度;抽选部分管理人员及一般员工,询问距其最近一次培训的时间间隔;审阅最近一次举办培训的相关文件,查看是否按照规定进行。